Resultaat
Aan het einde van deze fase zijn er:
- een investeringsbesluit dat het startschot is voor de uitvoering;
- een definitief technisch ontwerp;
- formele overeenkomsten en een eventuele aanbesteding volgens de publieke Aanbestedingswet;
- een businesscase met een financieringsvoorstel;
- de benodigde vergunningen.
Invulling
Als de samenwerkingsovereenkomst is getekend, werken de partners de laatste technische details uit. Ook bereiden ze de aanbesteding verder voor en voeren deze uit. De aanbesteding kan betrekking hebben op een of meerdere rollen in de keten, of over de levering van warmtewisselaars, warmte- en koudeopslag en/of warmtepompen. Dit is afhankelijk van de rollen die de partners zelf invullen. Als een warmtepartij voor ‘eigen rekening en risico’ het warmtenet aanlegt en exploiteert is er sprake van een langjarige verantwoordelijkheid. Dit heet een concessie.
Ondertussen werken de partners ook de financieringsconstructie uit. In de eerste fase is gekeken naar mogelijke subsidies (zie hoofdstuk 12.7). Dit is het moment om subsidies aan te vragen met een plan en een begroting.
Organisatorisch gaat de aandacht uit naar de opbouw van een projectorganisatie met teamleden uit de deelnemende organisaties en instanties. Een kernteam maakt een gedetailleerd projectplan en bespreekt dit regelmatig. Op bestuurlijk niveau is toezicht nodig, bijvoorbeeld in de vorm van een stuurgroep. Elke partner vormt binnen de eigen organisatie een intern projectteam. Een tweede ring van stakeholders ontvangt regelmatig informatie over het project.
Juristen kunnen in deze fase ook aan de slag, want de partners sluiten onderling overeenkomsten af. De bronhouder en producent stellen de voorwaarden vast om de bron ter beschikking te stellen. De leverancier sluit een leveringsovereenkomst met de producent en met de afnemers. Als er een aparte netbeheerder is, sluit deze een overeenkomst met de leverancier, en de leverancier met de aangesloten producent en afnemers. Ook is het nodig vergunningen aan te vragen en de betreffende overheidsinstanties op de hoogte te houden van de ontwikkelingen.
Bewoners
In deze fase is het belangrijk om van de bewoners of andere afnemers een toezegging voor deelname te krijgen, het zogenoemde commitment. In de definitieve aanbieding aan de afnemers moet duidelijk staan wat de tarieven en aanvullende kosten voor aanpassingen van de woning zijn. Zeker als het om bewoners gaat, is het belangrijk om informatie te geven over de opbrengsten die ze kunnen verwachten. Onderzoek ook of er landelijke of gemeentelijke voorzieningen zijn voor bewoners die de aansluiting niet kunnen betalen, zoals het Nationaal Warmtefonds. Als een woningcorporatie aansluit, is deze verplicht om goedkeuring te krijgen van 70% van de bewoners voordat de corporatie commitment aan het project kan geven. Als het particuliere eigenaren zijn, kunnen zij individueel bepalen of ze aansluiten. Daarom is het belangrijk om bewoners goed te informeren over de plannen en de kosten en baten. Laat hen ook meedenken en/of meebeslissen en geef hun genoeg tijd daarvoor. Een loket waar bewoners met hun vragen terechtkunnen, kan hierbij helpen. Dit kan een fysieke locatie zijn of een telefonisch of digitaal contactpunt. Ook het actief benaderen van bewoners is zinvol.