Zorg dat je in de onderlinge contracten vastlegt hoe je met onverwachte omstandigheden omgaat. Hieronder staat een aantal aandachtspunten per rol in de keten.

Bronhouder

Warmte is een eerste levensbehoefte en daarom moet de bron voldoende warmte blijven geven. De temperatuur kan afnemen, bijvoorbeeld als een of meerdere partijen de bron overvragen. De temperatuur kan juist stijgen door klimaatverandering. De bronhouder is verantwoordelijk voor een gezond watersysteem, het drinkwater of een goed afvalwatersysteem. Dat is zijn kerntaak. Toestemming voor het gebruik van warmte uit de bron ligt daarom bij de bronhouder. De afweging van deze toestemming is op basis van de effecten van de warmteonttrekking op de kerntaken van de bronhouder.

Producent

De producent is verantwoordelijk voor de continue levering van warmte. Hij moet ook de capaciteit van de bron monitoren. Afhankelijk van het ontwerp van het systeem is een reservevoorziening (back-up) nodig. Voor systemen met zeer lage temperaturen hoeft dit niet, omdat de verhoging van de temperatuur in de huizen zelf gebeurt. Nu is een back-up vaak een ketel gestookt op aardgas of duurzaam gas.

Transporteur en distributeur

In de uitwerkingsfase maak je een technisch ontwerp voor het netwerk. Daarbij houd je rekening met eventuele uitbreidingen. Tijdens de exploitatiefase blijkt of deze nodig zijn. Bij iedere nieuwe investering is het belangrijk om vast te stellen of er uitbreidingen nodig zijn met het oog op de toekomst.

Warmteleverancier

De warmteleverancier moet de klant voor langere tijd warmte blijven leveren. Taken die daarbij horen zijn (her)aansluiting van nieuwe en vertrekkende klanten en betalingsbeheer. Meestal is de leverancier hiervoor verantwoordelijk. Ook is tijdens de hele exploitatieperiode service en onderhoud nodig. Als een kleine partij de warmteleverancier is, zoals een energiecoöperatie, is er misschien een professionele partner nodig. Zelf doen is relatief kostbaar, omdat er 24-uur per dag iemand beschikbaar moet zijn, terwijl je de kosten van personeel en materieel niet over meerdere projecten kunt verdelen.

Afnemer

Bewoners kunnen hun woning aanpassen, bijvoorbeeld door deze (extra) te isoleren. Hierdoor kan de warmtevraag afnemen. Afnemers kunnen tijdens de exploitatiefase ook kiezen voor een andere warmtebron. Dit zal invloed hebben op het financiële plaatje, want de bewoners nemen dan minder warmte van het aquathermieproject af. De businesscase houdt hier vaak al rekening mee. Aan de andere kant kunnen nieuwe afnemers aansluiten die eerst niet deelnamen.