Resultaat

Aan het einde van deze fase zijn er:

• een samenwerkingsovereenkomst waarin partijen vastleggen dat ze de definitieve uitwerking gaan doen;
• een uitgewerkt voorlopig ontwerp;
• een invulling van de rollen in de keten;
• een uitwerking van de businesscase voor het project en individuele businesscases van de verschillende ketenpartners. Er is een overzicht van mogelijke risico’s en er is zicht op financiering;
• een aantal documenten ter voorbereiding op een eventuele aanbesteding;
• een lijst van de vergunningen en overeenkomsten die nodig zijn en een stappenplan om deze documenten te regelen;
• een lijst met indirecte belanghebbenden die je in deze fase wilt betrekken, met een overzicht van hun belangen.

Invulling

De uitwerking van het voorlopige technische ontwerp gebeurt in deze fase. Algemene getallen zijn niet meer voldoende. Specialisten zullen een groot deel van de uitwerking doen. Zij gebruiken hiervoor de meetresultaten voor de potentie van de bron, gebruikersgegevens en eventueel een lijst van leveranciers en aannemers die de werkzaamheden zullen uitvoeren.

Het technische ontwerp bepaalt de financiële uitwerking van de businesscase. De producent, leverancier en afnemer hebben allemaal een eigen haalbaarheidsplan om te bepalen of ze in het project willen investeren. Het is goed om de businesscases van de verschillende rollen in de keten te kennen. De financiële uitwerking van het project beschrijft ook de risico’s en de manier waarop deze te beheersen en te verkleinen zijn. Het is belangrijk om vast te stellen wie welke risico’s en de beheersmaatregelen op zich neemt.

Als alle ketenpartners al bij het project betrokken zijn, kunnen de businesscase en risicoanalyse in een gezamenlijk proces gebeuren. Dit komt bijvoorbeeld voor als er al een warmtebedrijf in het gebied actief is. Het is belangrijk dat de partners open zijn over hun eigen businesscase en individuele belangen. Soms gebeurt de invulling van enkele rollen in de keten pas later. De leverancier en de verantwoordelijke voor de hele warmtelevering worden bijvoorbeeld later gekozen in een aanbesteding. In deze fase zul je dan de aanbestedingsstukken voorbereiden. De nieuwe Wet collectieve warmtevoorziening (Wcw) bepaalt dat een gemeente al in de verdiepingsfase voor een warmtekavel een warmtebedrijf selecteert. Deze partner kan dan helpen het project vorm te geven. De Wcw is nog niet van kracht. Dit betekent dat je nu nog kunt kiezen wanneer je partijen laat aanhaken.

Afspraken

De partners bepalen in deze fase wie welke rol zal invullen in de uitvoering en exploitatie. Ze stellen ook vast wie wil investeren in het project en onder welke voorwaarden. In deze fase moeten partners geld willen inleggen voor ontwikkelingen waarvoor externe expertise nodig is. In mindere mate gold dit ook al in de verkenningsfase. Allerlei afspraken zijn nodig. Wie betaalt wat? Welk recht krijgt die partij daarvoor terug? Ontvangt iedereen zijn inleg bij de realisatie of de exploitatie terug? Worden er nog andere financiers betrokken?

Als de rollen, verantwoordelijkheden en risicoverdeling duidelijk zijn, kunnen ze worden vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst. Hierin staan de voorwaarden van de partners om over te gaan tot een investeringsbesluit. In deze fase gaat de overeenkomst vooral over de levering en afname, verdeling en beheersing van risico’s en de wil om te investeren. Hiervoor is een onderhandeling nodig. De maatschappelijke en private belangen kunnen in deze fase schuren, omdat niet in elke fase in balans is welke partner kosten draagt en baten heeft.

Vooruitkijken naar aanleg en exploitatie

In de verdiepingsfase werken de partners de businesscase verder uit. Er is meer aandacht voor de risico’s in het project. Hiervoor is inzicht nodig in de aanleg- en exploitatiefase. Welke factoren hebben invloed op de doorlooptijd bij realisatie? Denk aan besteltermijnen van materialen, het tempo waarin afnemers aanhaken en eventuele koppelkansen met andere projecten, zoals de aanleg van een riool.

De exploitatiefase kan 30 jaar of langer duren. Wat je nu voorspelt dat gaat gebeuren, zal in de praktijk anders zijn, zoals prijsontwikkelingen. Het is belangrijk om met een risicoanalyse te toetsen of je project bestand is tegen onverwachte omstandigheden in de toekomst. Spreek ook onderling af hoe je hiermee omgaat. Zie Aanleg en exploitatie over de aandachtspunten in deze fases.