Een faseovergang dwingt de projectpartners om te beslissen of het project doorgaat naar de volgende fase (go/no go-beslissing).

De betrokken partijen leggen de besluiten of afspraken vast in overeenkomsten. In de eerste fases gebeurt dit in grote lijnen, zoals bij een intentieovereenkomst. De overeenkomst wordt concreter en gedetailleerder bij de verdere uitwerking van het project. In het investeringsbesluit, als resultaat van de uitwerkingsfase, leggen de partners alle onderlinge afspraken, de verdeling van de financiële middelen en de risicoverdeling vast.

Elke fase vraagt op alle thema’s voortgang en zo ontstaat een volwassen plan.

Dit voorkomt dat bijvoorbeeld de techniek al in detail is uitgewerkt, terwijl er nog geen interesse is van partijen zoals vastgoedeigenaren of waterbeheerders om deel te nemen.

Een faseovergang is een moment om opnieuw te overwegen welke partijen moeten aanhaken of een stapje terug moeten doen.

Het aantal deelnemers aan de ontwikkeling van een project neemt elke fase toe. Zo begint het allemaal met een idee van een initiatiefnemer. Dit kan bijvoorbeeld de gemeente zijn vanuit een Transitievisie Warmte of een woning- of energiecorporatie die wil verduurzamen.

In de oriëntatiefase is er vaak een klein comité of alleen de initiatiefnemer. In de volgende fases komen er steeds meer partijen bij: adviseurs om de eerste ontwerpen te maken, gebouweigenaren die hun gebouwen duurzaam willen verwarmen, WKO-exploitanten die hun bron willen inzetten of uitbreiden, bevoegde gezagen, waterbeheerders en/of waterbedrijven die een belangrijke stem hebben in het proces, en uitvoerende partijen die de aanleg verzorgen.